Clausier et Publication assistée de documents

La solution logicielle KSL Suite permet la mise en place d’applications performante de publication assistée de documents. Avec KSL Suite, des utilisateurs sont capables de construire des documents complexes, plus rapidement et avec une présentation irréprochable, à partir de contenu rédactionnel centralisé au sein d’un référentiel d’entreprise. KSL Suite offre aussi la possibilité de s’interfacer avec vos applications métier, de manière à valoriser et pré-composer automatiquement des documents avant leur personnalisation par un utilisateur.

Avec KSL Suite, la conception de documents variables et complexes comme des documents techniques, des offres commerciales, des comptes rendus de réunions ou encore des contrats et rapports financiers, est un jeu d'enfant. Vous créez et assemblez facilement du contenu grâce à une interface utilisateur très ergonomique et sur la base de modèles standards, et travaillez rapidement et de manière collaborative, sur la création des documents, autour d'une gestion centralisée des contenus rédactionnels (clausier et bibliothèque d'images).

Avec KSL Suite, vos équipes, où qu'elles soient, sont capables de créer automatiquement des documents, d'apporter des modifications à une version de document et de publier les documents dans de nombreux formats tels que Word, PDF, HTML, TIFF ou encore PCL ou Postscript.

Création facile— Vos équipes tirent parti d'un environnement de création intégré de modèles et d'un portail web utilisateur intuitif pour créer et maintenir facilement le contenu rédactionnel de votre organisation (modèles, paragraphes, titres, annexes de documents, images, photos, groupe de paragraphes, chartes graphiques, codes à barres...). Avec ces outils, elles éditent facilement un nouveau document à partir d'un modèle ou d'un document existant, tout en bénéficiant des versions les plus récentes des composants du référentiel. Elles bénéficient en un clin d'œil de documents assemblés dynamiquement en fonction de données relatives à votre organisation, à vos clients ou prospects ou issues de vos applications métier.

Amélioration du processus de création des documents — Vous améliorez de manière significative le temps de publication d'un document de sa création à sa diffusion, en collaborant de manière plus efficace autour de son élaboration, en organisant le processus de personnalisation et de validation au sein d'une équipe et en optimisant la gestion et la réutilisation du contenu documentaire.

Elaboration et personnalisation plus rapides des documents – Vos utilisateurs sont en mesure de personnaliser, ajouter ou supprimer les paragraphes sur lesquels ils ont des droits, de parcourir et modifier en un seul clic les documents et la structure de leurs chapitres et d'insérer des variables ou des pages de documents externes en quelques clics.

Travail collaboratif autour des documents – Les fonctions puissantes de workflow de KSL Suite permettent un suivi précis des phases de création d'un document, l'insertion de commentaires, l'envoi de notification par email, la validation du document et sa soumission pour personnalisation à d'autres utilisateurs ou à des partenaires externes.

Publication automatique — En une seule opération, vous générez automatiquement des documents volumineux à partir d'une source unique, publiez les documents dans divers formats et sur différents canaux : l'envoi par email d'un document à vos partenaires, prospects ou clients, la publication du document et des pages HTML associées sur un site web, et l'envoi direct du document à votre imprimeur sont orchestrés à partir d'une seule action. Les documents sont générés automatiquement avec une table des matières et des données clientes toujours à jour.

Retour d'expérience

Un de nos clients, leader des travaux publics en Europe, utilise KSL Suite pour la création de ses offres commerciales et techniques. KSL Suite constitue pour ce client une boite à outils d'entreprise permettant une rédaction accélérée des réponses techniques et commerciales.

Avec KSL Suite, près de 500 utilisateurs, responsables ou techniciens de bureau d'étude, chef d'agence ou de secteur, réparties sur tout le territoire au sein de 400 agences, rédigent les offres et les mémoires techniques et environnementaux, de manière plus pertinente et plus lisibles qu'avec les outils bureautiques traditionnelles, tout en réalisant un gain de temps appréciable et en répondant aux attentes des clients.

Le Directeur Informatique de ce client nous expliquait que son groupe rédigeait plusieurs dizaines de milliers d'offres techniques et commerciales par an. Les équipes en charge de la rédaction de ces documents consacraient beaucoup de temps à la rédaction des paragraphes, à la recherche des informations dans des offres antérieures et à la réalisation technique des dossiers de réponse. Chaque document résultait d'un assemblage fastidieux de textes, d'images, de photos et de brochures disponibles sur les sites web de sous-traitants.

KSL Suite a permis de répondre à cette problématique. La solution est désormais utilisée par les équipes commerciales et techniques qui disposent d'une interface web leur permettant de concevoir un document en partant d'un modèle ou d'un document préalablement réalisé pour une autre affaire. Ils sélectionnent et assemblent les paragraphes, les images préparés et mis à disposition par les entités de l'entreprise et rassemblés au sein du référentiel centralisé de l'outil. Il ne reste plus pour les rédacteurs qu'à personnaliser ce contenu pour l'adapter au contexte de l'affaire. La publication est réalisée à la demande de ces utilisateurs qui bénéficient d'un document composé automatiquement dans la charte graphique de leur agence.

Autre avantage important pour cette organisation, KSL Suite permet de générer au final un seul fichier dans lequel sont fusionnés les différents contenus: plus besoin lors de l'impression d'assembler manuellement les différentes partie du dossier documentaire et d'insérer des intercalaires et pages de garde.

A l'heure où la tendance consiste à dématérialiser les réponses à appels d'offre, nous explique le responsable de ce projet, KSL Suite, tout en optimisant les processus actuels, prépare l'avenir du tout dématérialisé. Par ailleurs, remettre des documents irréprochables et avec des clauses commerciales validées par les services juridiques, devient un impératif ; c'est aussi un élément clé qui favorise le succès d'une affaire, son niveau de risque pour l'entreprise et donc le bon déroulement du projet qui suit.